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Rédiger un e-mail [fr]

Envoyer un e-mail est un mode de communication moderne, rapide et pratique mais qui doit néanmoins rester formel dans un cadre professionnel. Et oui, l’université est un cadre (pré)professionnel.

Si vous souhaitez une réponse de ma part, merci de respecter les quelques règles suivantes.

  1. Objet. L’objet est le résumé de l’e-mail. Il est lu en tout premier et doit donc systématiquement être renseigné.
  2. Salutation. Une formule de politesse introductive est toujours la bienvenue. Un simple bonjour est suffisant.
  3. Concision. Indiquez clairement dans votre message ce que vous voulez et pourquoi vous m’écrivez. Si vous envoyez un fichier en pièce jointe, précisez-le. Employez un style précis et simple. Les familiarités et le langage SMS/texto sont à proscire.
  4. Salutation (encore). Terminez votre e-mail par une formule de politesse. Un Au revoir convient, un Bien cordialement aussi, mais un Je vous prie d’agréer, Monsieur, mes salutations distinguées est superflu (pour moi).
  5. Signature. Signez votre e-mail avec votre nom et votre prénom, même si vous pensez que je vous connais. Si vous êtes étudiants, ajoutez impérativement votre filière, l’enseignement concerné et le groupe éventuel.

Utilisez toujours une adresse e-mail professionnelle. Pour les étudiants, c’est celle qui vous a été fournie par l’université (prenom.nom@etu.univ-paris-diderot.fr). Si vous utilisez des adresses chez hotmail, yahoo ou gmail faites en sorte que vos prénoms et noms apparaissent explicitement. Ainsi, les adresses pierre.martin@yahoo.fr ou pierremartin83@gmail.com sont plus lisibles et surtout plus sérieuses que supertoto@hotmail.fr ou kingoftheclub@gmail.com.

Ne demandez pas à votre client de messagerie un accusé de réception du mail que vous m’avez m’envoyé. J’ai configuré mon client mail pour systématiquement refuser ce genre de requête.  Je lis mes mails quand je veux et où je veux. Si voulez absolument me contacter, téléphonez moi !

Rédigez vos mails au format texte et pas au format HTML. Trois raisons à cela.

  1. Je n’aime pas recevoir des mails “carnaval”.
  2. Un mail au format HTML prend beaucoup plus de place qu’un mail au format texte.
  3. Concentrez-vous sur le fond (ce que vous avez à me dire) plutôt que sur la forme (la police, la taille du texte, sa couleur).

N’utilisez pas de MAJUSCULES. Cela signifie que vous criez et j’ai horreur de me faire crier dessus. Si votre mail est bien écrit, je devrais sans difficulté comprendre le message important que vous avez à me transmettre.

Utilisez une signature simple et efficace. C’est quoi une signature ? C’est deux ou trois lignes de texte, précédées d’une ligne avec deux tirets “––” et qui se trouve tout à la fin de votre mail. Cette signature peut comporter vos noms et prénoms, votre environnement professionnel (université, labo, service) et éventuellement l’adresse de votre page web. Proscrivez les signatures de plus de 3 lignes (renvoyez sur une page web si vous voulez raconter plein de choses), les citations (philosophiques ou pas) et les gifs animés ridicules !

Soignez votre orthographe et votre grammaire ! La plupart des clients de messagerie actuels proposent une assistance à la rédaction, utilisez-la.

Vous partez en vacances quelques jours ? Génial ! Comme je ne suis pas au courant de votre vie privée, pensez à configurer votre messagerie de façon à ce qu’un mail automatique soit envoyé pendant votre absence aux personnes qui vous écrivent. Dans ce message, précisez la période (de telle date à telle date) où vous ne travaillez pas. Pensez à désactiver ce répondeur à votre retour de vacances.

Références et lectures complémentaires :

 

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