Avec mes collègues Sophie Sacquin-Mora, Marc Baaden et Florent Barbault nous avons organisé la 17e édition du congrès du Groupe de Graphisme et Modélisation Moléculaire GGMM2011. Je présente ici les outils que nous avons utilisés en interne pour organiser ce congrès et en externe pour communiquer avec les quelques 110 participants.
Communication interne
Répartis sur trois laboratoires dans Paris, nous avions absolument besoin d'outils adaptés au travail collaboratif. Le premier que nous avons utilisé est Dropbox, qui permet le partage, en temps réel, d'un répertoire entre plusieurs machines (quelque soit le système d'exploitation). Dans sa version gratuite, Dropbox propose 2 Go d'espace de stockage ce qui a largement suffit pour notre projet. À chaque fois qu'un fichier est modifié dans le répertoire d’échange, cette modification est répercutée sur toutes les machines qui partagent ce répertoire. Un flux RSS permet également de suivre toutes ces modifications.
Une liste de diffusion pointant vers les adresses mails des quatre organisateurs a également été très utile. Nous avons ainsi échangé près de 900 messages sur cette liste pour discuter de l'organisation du congrès.
Enfin, la suite bureautique en ligne Google Docs nous a permis de rédiger collaborativement et simultanément la notice Wiki du congrès et de maintenir une liste TODO de choses à faire en interne.
Communication externe
Très rapidement, nous avons ouvert le site web du congrès sur la plateforme wordpress.com. En plus d'être gratuite, cette plateforme est basée sur le moteur de site/blog Wordpress qui permet une édition très simple des pages. Les personnes souhaitant se tenir au courant des derniers messages publiés pouvaient s'abonner au flux RSS du site.
Les participants se sont inscrits au congrès et ont soumis leur communication scientifique via un formulaire Google Docs. Ce formulaire pointait vers un feuille de calcul qui était régulièrement sauvegardée via Backupify puis, à la fin de la période d'inscription, qui a été exportée au format xls ou csv.
Plutôt que de créer une liste de diffusion monolithique regroupant tous les participants du congrès, nous avons envoyé les mails d'information à chaque participant automatiquement, avec l'aide d'un petit script maison.
Et les plateformes de gestion de congrès ?
Devant la diversité des outils utilisés -- Dropbox, liste de diffusion, site Wordpress, formulaire Google Docs, mais aussi LaTeX et Python pour le génération du livret du congrès (Book of Abstracts, BOA) -- on peut s'interroger sur l'existence d'une plateforme de congrès qui nous aurait permis de faire tout ça de manière intégrée. En janvier 2011, nous en avions cherché mais aucune ne répondait à notre cahier des charges. Deux cependant avaient retenu notre attention.
Easychair est une plateforme assez connue mais principalement axée vers la gestion des communications scientifiques (présentations, posters) d'un congrès. Pas de gestion des participants. L'interface, uniquement en anglais, n'était pas non plus idéale pour un congrès francophone.
SciencesConf.org est une plateforme dont le développement est assurée par le Centre pour la Communication Scientifique Directe (CCSD) du CNRS. Cette plateforme propose (gratuitement) un site web, une interface d'inscription des participants et a priori une construction presque automatisée du Book Of Abstracts. Malheureusement, en mars 2011, cette plateforme n'était pas pleinement fonctionnelle. L'interface de gestion des participants était très limitée (pas d'édition des participants) et la construction du BOA était balbutiante. Dommage. L'initiative semblait vraiment intéressante et mériterait d'être connue et développée.
Après le congrès, mon collègue Marc est tombé sur le site indico.in2p3.fr. Indico est "un logiciel gratuit qui permet la gestion et l´archivage de conférences complexes, d'ateliers et de réunions", ici installé à l'IN2P3 et accessible (semblerait-il) à n'importe qui. Voici un lien pour en savoir plus : http://indico.in2p3.fr/about.py Certainement à tester pour un prochain congrès...